Bezpapírová kancelář aneb Bezpapírové papírování

Včera jsem uklízel na svém stole, nebyl pod vrstvou papírů už vidět. Všechno to byly takové ty papíry „Výpis z účtu penzijního připojištění“ nebo „Zůstatek na vašem účtě“ – hromada papírů, které ze zvyku zakládám do obrovské skříně, dnes už plné. Otázka je, co s nimi. Nedávno jsem si říkal, že bych třeba mohl vyhodit papíry od bytu, který jsem před čtyřmi lety prodal, jenže týden na to přišel liebesbríef od finančáku, že nějaký nedoplatek na dani z nemovitosti a jak jsem byl rád, že jsem je měl a jak jsem to rád dvě hodinky hledal. Jak říká A.J. Rimmer: na finančáku nikoho nezajímá, že lidstvo před třemi miliony let vyhynulo.

Své výhody to má v případě, že zemřu slavný, protože pak se budou moci v mé bedně hrabat kunsthistorici a psát disertace na téma „napsal-li by své stěžejní dílo, kdyby včas platil za plyn v Holečkově?“ Jenže do té doby to má spíše nevýhody. Takže jsem rozmýšlel, co s tím a samozřejmě mě napadlo, že bych si mohl pořídit „bezpapírové papírování“. Přítel Google mi prozradil, že tuhle myšlenku už pár lidí mělo a rozvinulo ji z teoretické v praktickou rozpravu. Čili popisují step by step, jak na to. Dokonce i pro Macka. Jednoduše řečeno, všechny papíry oscanujete, z-ocr-kujete a uložíte si je. Vyhledávač pak najde během pár vteřin, co hledáte. Jelikož už týden hledám deset let starou presentaci, kterou chci oprášit a ve středu nevzrušeně použít na předávání Aplikace roku, vím, že tahle teorie je lákavá, má svá úskalí, která se ale dají řešit, na Macku například použitím produktů jako DevonThink.

Má to dvě úskalí. Scanner doma funguje na Macku bídně, koupil bych si nový, ale chtěl bych ten kompaktní (na stole, jak víme, není místo). Líbí se mi NeatReceipts nebo Doxie, oba jsou účelově zaměřené na to, co potřebuju, tedy na oscanování a převod dokumentu do PDF, oscanování vizitky a její zařazení do adresáře nebo ofocení účtenky. Hloupé je, že v Česku s nima nemá nikdo zřejmě zkušenost (nikoho jsem nevygooglil) a jejich podpora češtiny bude slabá. Nejde mi o menu, ale aby převedli text pohodlně do PDF i s diakritikou tak, že to pak něco najde. Jasně, mohu si koupit extra OCR, ta ale už nefungují tak „bezešvě“ – nestačí zmáčknout čudl na scanneru a nevypadne mi PDF do složky. Chce to víc klikání a já dobře vím, že tohle je smrt na celý proces. To už se mi zase budou kupit papíry na stole.

No a tím jsem se dostal ke smyslu celého počínání. Například ING Banka mi nově dovolila, že mohu výpisy dostávat všechny emailem, takže se mi nebudou hromadit papírové. K něčemu podobnému se pomalu tím pádem dokopaly všechny banky, ING je nejpomalejší v rozvaze u změny procesů. Mohli by se k tomu dokopat i ostatní?

Navíc je otázka, k čemu mi papíry v PDF budou. Samozřejmě, že výpis z účtu, s nímž jdu dokazovat, že jsem něco zaplatil, je jen cár papíru, který lze lehce padělat, ale z vlastní zkušenosti vím, že cár papíru, zvláště je-li barevný, je pro soud neprůstřelný důkaz, zatímco vytištěná kupie je skoro automaticky falzum, pokud to protistranu napadne zmínit. Snad stačí mít lepší barevnou tiskárnu, ne inkoustovku, ale laser nebo vosk, jenže stejně, k čemu mi ty papíry digitálně budou?

Možná nějaká varianta razítkování, ověření? Software602 spustilo web SecuStamp, ze kterého nejsem moudrý. Pro Mac to funguje nesmírně mizerně a používat to dobrovolně, by bylo utrpení. Někdy se musím potkat s někým, kdo dělá Datové schránky, protože mi například není jasné, proč dokument prostě neuploadnu k nim na server a zpět se mi nevrátí i s časovým razítkem. Že by je to nenapadlo, se mi nezdá, jistě v tom bude nějaký architektonický problém, kvůli kterému musím spouštět aplikaci tak prasáckou, jako je FormFiller na Macku. Navíc co si budeme povídat, ověření dokumentu za 2 Káčé, to by mi to bezpapírování přišlo pěkně draho.

Do toho všeho ještě Datové schránky. Mám ji i osobní, je to docela užitečné, jenže bych potřeboval skladovat dokumenty z nich nějak důvěryhodně. Zatím si je stahuju a ukládám na počítači, což je dobré. Ale tím jim časem vyprší razítko a je jejich věrohodnosti. A jak se na takové dokumenty bude kdo tvářit, je mi záhadou.

Suma sumárum jsem skončil zase na tom, že bezpapírová kancelář zatím nejlíp funguje jako bezpapírové papírování. Někdo mi pošle dokument pokud možno elektronicky, já si ho vytisknu a zase založím do šanonu a zároveň do složky. Pokud nemožno, tak si ještě dokoupím ten přenosný scanner a budu scanovat já, jestli máte někdo tipy na dobré Mac kombinace přenosný scanner (ne ted neskový) a OCR software, sem s nimi. Plus mi z toho vychází, že vlastně nemá cenu tvářit se nerudně na ty, kdo mi nechtějí dokumenty poslat digitálně, protože pokud jsou důležité, jen mi tím ušetří práci. Papírové dokumenty jsou „pravější“, nejsou s nimi potíže a nemusím si je tisknout.

Pokud máte někdo jiné metodické pokyny k bezpapírové kanceláři, dejte vědět, nadcházející stěhování mi naznačuje, že bych stran objemu svých dokumentů měl něco podniknout…

 

 

Jak se vám líbil článek?
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (hlasováno , průměr: 4,67)
Loading...

25 komentářů

  • já všechny běžné doklady a výpisy jednou za rok dám do igelitové tašky. Po 3 letech celou tašku vyhodím.

  • prvni jmeno Rimmera z RD bylo Arnold – tudis by v clanku melo byt A. J. Rimmer

  • Resil jsem stejny problem a mhylel jsem, ze reseni bude Evernote, ale autori o tom maji jinou predstavu nez ja. Takze mam rozpracovane nasledujici: multifunkce s ADF (je opruz ve scannneru menit papiry) pripojena k Asus routeru a ten k memu serveru v housingu (tedy zadna zavislost na domacim pocitaci). Nahazim dokumenty do ADF a na webovem rozhranim stisknu skenovat. Scanner to sjede, Asus odesle na server, server prevede od PDF s moznosti textoveho vyhledavani (OCR), dal vygeneruje nahledy a zakladne otaguje (cas, autor, misto). Pres web moznost tagovat dal, grupovat do svazku a sanonu, sdilet s ostatnimi. A hlavne pak zobrazovat na pocitaci ci iNeco. A zase zpatky vytisknout na te multifunkci, kdyz potrebujete zpet zase papirovou podobu.

  • Stačilo by legislativně ošetřit, aby instituce, která doklad vystavuje, jej zároveň musela archivovat u sebe. Pokud by pak třetí strana zpochybnila platnost mé digitálně archivované kopie, soud by mohl nařídit vydávající instituci, aby nahlédnutím do svého archivu její platnost potvrdila či vyvrátila.

  • Archiváciu dokumentov a účteniek robím cca 2 roky. Zo začiatku bolo pre mňa ťažké zvyknúť si oskenovať každý „papier“, ale naučil som sa to. Dosť mi uľahčilo, že výpisy z bánk sa začali distribuovať v elektronickej podobe a rovnako aj výpis od mobilného operátora.

    Skenujem na Canon 9000F a snímky ukladám vo formáte TIFF a prevedený text v RTF. Na OCR používam program Finereader a raz za týždeň prevediem prostredníctvom dávky (batch) všetky skeny do čitateľnej podoby, zatiaľčo sledujem zápas v Hattricku. Používam Windows, a tým pádom na vyhľadávanie informácií službu Windows Search. Na pozadí beží Cobian Backup, ktorý všetky dokumenty, účtenky, skeny… proste všetky dôležité súbory, skomprimuje s istým heslom do 7z a pošle dotyčný archív cez ftps na vlastný server.

    Je to prácna robota a zatiaľ sa mi táto činnosť vyplatila iba raz. Jediná vec, ktorú som doteraz nezvládol je to, že neviem ako zosúladiť počítačovú databázu s papierovou. Keďže som živnostník, nemôžem papiere len tak vyhadzovať. Obidve evidencie vediem podľa dátumu… vidím, že by som o tom vedel napísať viac, ale čo vyhovuje mne, nemusí inému.

  • @seattlman Toto mam vyresene u jednoho jlienta tak, ze ma predtistene samolepici stitky se vzestupnou radou (i s barcodem). Kazdy dokument pri skenovani polepi a ID se tak rovna udaji na stitku. Neni pak tezke najit k papiru elektronickou podobu a naopak.

  • „Někdo mi pošle dokument pokud možno elektronicky, já si ho vytisknu a zase založím do šanonu a zároveň do složky.“ ?!?

    Můžu se zeptat, proč to děláte? Já dostávám všechny výpisy z banky (mám 3 různé) v el. podobě a NIKDy by mě nenapadlo je tisknout a zakládat do šanonů. PROČ? Musel jsem to udělat jen 2x za život a to jen za rok, kdy mě FÚ pozval ke kontrole.

  • Jinak, doklady byste měl archivovat min. 10 let a až teprve poté uvažovat o jejich vyhození. Závidím vám tu velkou skříň, ale je vidět, že toho zase tak moc nemáte, já si musel pronajmout kancelář se skladem a několika skříněmi a to již několik let vedu většinu věcí elektronicky 🙂

  • @Adamkopp: K tomuto riešeniu smerujem i ja, len som sa k tomuto kroku ešte neodhodlal. Ako poznám sám seba, ak sa pustím do štítkovania pomocou barcodu, musím mať týmto spôsobom označený celý archív. Mám zoskenované dokumenty z roku 1998 a to je pekne dávna minulosť obsahujúca množstvo papierov.

  • O bezpapírové kanceláři se povídá a píše asi tak – 20 let?

    Bezpapírovou kancelář si mohou dovolit spíše velké korporace, kde je možno pořídit vybavení za x milionů a následně ještě platit někoho, kdo to bude obsluhovat.

    Ale pro nás běžné smrtelníky? Trávit čas skenováním?

    Ukládám jenom důležité věci (smlouvy, velké účtenky atd.) do šanonů a je to nejrychlejší na založení i objevení. Každý šanon na jeden rok a v něm složky Smlouvy, Účty, Banka, Byt atd….

  • Začal bych vytvoření skartačního řádu, tedy zjištěním, co jak dlouho musíš archivovat papírově. Např. daňové doklady myslím 10 let, ale třeba výpisy z účtu tak dlouho ne, výpisy z mobilu určitě ne, účtenky za elektroniku nemají smysl po dvou letech, kdy končí záruka… A pak si zaplatil sekretářku, která jednou za půl roku projde tu skříň a vyřadí nepotřebné papíry… (že je všechno naskenované ani nezmiňuju)

  • I jako běžný občan jsem dost vykulenej z toho, jakým způsobem se mnou různé firmy i státní úřady komunikujou. 99% těch zmíněnejch barevnejch papírů, které všude berou jako pravý jsou faktury nebo pokyny k platbám. Že by mi jednou do roka poslali stejně kvalitně udělané potvrzení, že jsem jim za ten rok všechno zaplatil a nic nedlužím je ani nenapadne.

  • Nu, třeba Česká spořitelna běžně zasílala výpisy z účtu a potvrzení transakcí v PDF elektronicky podepsaných (teda, nezkoumal jsem, jestli je to platný certifikát z pohledu zákona). Jasně, že e-mail z mBank žádnou hodnotu nemá, ale pokud je to podepsané PDF, to už by soud zohlednit mohl, ne?

  • pro osobní i obchodní potřebu používám google documents, scanuji, OCR nedělám, zatím mi stačí kategorizace do složek a štítkování, dost často využívám funkce jednoduché publikace dokumentů na web a zasílání jen odkazů.

    Vytištěné kopie jsem prozatím použil jak pro soud – návrh na exekuci a její realizace, tak i v důkazním řízení pro policii – zpronevěra – a prozatím nic nebylo zpochybněno.

    Líbí se mi zejména integrace s gmail.com (většina použitelných příloh má funkci „save as google document“).
    Co je pěkné – když mi někdo pošle scan faktury v bitmapě uvnitř PDF, google na tom udělá OCR a můžu si vykopírovat čísla účtů, variabilní symboly, atd… Teď jsem zkoušel, že to dělá i Adobe Reader 🙂 sice jim nejde diakritika, ale to mi nevadí…

  • Zdravím Patricku, na tohle téma jsem před nějakou dobou publikoval článek na Mít vše hotovo. Mrkněte se na http://www.mitvsehotovo.cz/2011/02/14/go-paperless-aneb-konec-papiru/

  • Jako Adamkopp používám na toto Evernote, ale ukládám jako obrázky. Dokumenty fotím běžným 2 Mpx přístrojem. Pokud nefotím časopis, převedu na odstíny šedi a odesílám. Až mě překvapuje, jak si s tím dokáže ten soft poradit. V mezičase šetřím na ultimátní řešení: http://dvice.com/archives/2009/04/cardboard_scand.php

  • Už více jak 5 let si vystačím na všechny možné výpisy s krabicí od bot, kde do obálky od firmy/banky/společnosti dávám celý rok její výpisy, a pak začnu s novou obálkou.
    Druhá krabice mi slouží jako koš na účtenky, záručáky a stvrzenky plateb kartou. Když se náhodou stane že potřebuju v ní něco najít, což se již dvakrát stalo, tak ji vysypu doprostřed koberce a hledám.

  • Elektronické dokumenty jsou fajn. Ale na hraní. Ted jsme řešili vklad zástavní smlouvy na katastr a papír, v 5 kopiích, je papír. Ve finále Vám KÚ stejně pošle potvrzený papír.
    Když půjde do sporu, rozhoduje papír. Např. spor s bankou, která Vám půjčila peníze a chce doložit dokumenty, na které nemá ze smlouvy nárok….

    Takže bych to viděl na elektronickou identifikaci, kde je papír. Klidně s OCR, náhledem, atd. Prostě místo prohledávání šanonu, prohledat databázi, najít co hledám a zjistit identifikaci, KDE to je založené. Považuji za pohlednější prohledat 4 smlouvy elektronicky, než najít papír 🙂

    Jinak mě po 4 letech poslal Magistrát vyměřený doplatek za svoz popelnic. Bylo to za rok, kdy jsem se přistěhoval a platil jsem jen část roku. Tak to chtěli znovu. Velmi mi pomohlo, když jsem našel ústřižek o zaplacení – tehdy jsem to platil hotově na pokladně Magistrátu…
    Kromě toho, že to byl výhružný dopis s vyčíslením penále, jako kdybych byl notorický neplatič, se po doložení už nikdo nenamáhal s omluvou, že mají bordel v evidenci…

  • Naštěstí, stejně jako Coolio, si vystačím s metodou krabice od bot. Všechny výpisy, účtenky a podobně, všecko hážu do krabice. Až se naplní, šup s ní do sklepa. Po x letech spálím, skartuju … smlouvy mám v šanonu, jako „normální člověk“ jich zase nemám tolik.

  • Pred 2 lety jsem podlehl a predel na komplet elektronicky – co prislo elektronicky, ulozit do PDF, co papirove scan do PDF a papir do sberu. Jako hlavní uloziste Google Docs + zaloha na disku. Nadseni umocnilo OCR nad GDocs.

    Na podzim 2010 prislo velke vystrizliveni – 1x kontrola financni urad, 1x socialka, 2x doklady kvuli hypotece. Ve vysledku nasobne sezraneho casu (osobni navstevy, telefonaty, neuspesne vysvetlovani) + 1x velke penale (nedolozil jsem original fakturu).

    Nyni jedu redundantne: co prijde papirove, naskenuji a zalozim do sanonu, co elektronicky, vytisknu a do sanonu. Sice me to s…, ale bez papiru to skutecne jeste nejde.

  • Dovolím si citovat klasika: „Kancelář bez papíru je jako záchod bez papíru“. Tuším že to byl Descart, anebo Pepek námořník. Je snadné si ty dva splést…

  • Správně by opravdu ty elektronické „kopie“ měly být opatřeny elektronickou značkou a časovým razítkem, aby bylo zřejmé kdo a kdy je vytvořil. Tohle celkem pěkně (na Windows) zvládá Print2PDF od 602 právě ve spojení se SecuStamp – hlídá složku nebo email a co se objeví tak podle definovaných pravidel zpracuje.
    Časová razítka jsou v Česku drahá, v zahraničí povětšinou zdarma. Je otázkou, k čemu je člověk potřebuje, pro fixaci času by měla stačit ta zahraniční, pro soudní spory budou asi třeba ta česká.

  • Nedávno jsem se stěhoval, takže jsem se konečně donutil taky řešit tyhle problémy. Nakonec jsem si uvědomil, že to je všechno o vyvážení rizika vs. práce s archivací. Jak klasik říká, „Když nejde o život, jde o hovno“, mi pomohlo si uvědomit, že spoustů dokumentů mohu s klidem skartovat.
    Celá problematika je tedy o nastavení svého systému, při kterém papírů mohu zlikvidovat co nejvíc (a bez toho, že bych je scannoval).

    Pro záručáky mám systém groupování do krabic podle let ukončení platnosti, na výrobek někam napíšu taky ten rok (takže při závadě rychle poznám, jestli to je v záruce nebo není).
    Mimochodem velice vítám přístup firem, které záručák/fakturu vedou u sebe, takže při reklamaci se to dohledá v jejich systému. (Skoro bych to nejraději dal do zákona jako povinnost.)

    Jinak jsem v jedné chvíli velké papírové agonie zauvažoval na idee udělat z archivace dokumentů business službu (pro retail a mikro firmy, které by to outsourcovaly). Půjde do toho někdo se mnou? Dejte vědět.

  • Já to dělám takto. Mám aplikaci na metadata plus pdf a mám něco jako pseudospisovku. Na dymo labelwritter 450 mám dopředu vytištěných „milion“ štítků (generováno z db tj kontrola na překlep a hlavně je tam čárovej kód takže němusím nic opisovat).
    každý dokument tedy po příchodu „otaguju“ nálepkou, nascanuju a založím do „krabice originálů“. Používám stařičkej CanoScan LIDE 25 napájenej pouze USB takže ho položím na stůl nascanuju a zase spokojeně padne pod stůj do tašky k tomu uečené (je na té vzpěře mezi nohama stolu takže to nezavazí na zemi).

    Pak už pracuju jen z PDF. Používal jsem idocuments ale pak jsem přešel na chronologické ukládání a k tomu mám aplikaci která dělá závislost čehokoliv na čemkoliv.