Bezpapírová kancelář aneb Bezpapírové papírování

Včera jsem uklízel na svém stole, nebyl pod vrstvou papírů už vidět. Všechno to byly takové ty papíry „Výpis z účtu penzijního připojištění“ nebo „Zůstatek na vašem účtě“ – hromada papírů, které ze zvyku zakládám do obrovské skříně, dnes už plné. Otázka je, co s nimi. Nedávno jsem si říkal, že bych třeba mohl vyhodit papíry od bytu, který jsem před čtyřmi lety prodal, jenže týden na to přišel liebesbríef od finančáku, že nějaký nedoplatek na dani z nemovitosti a jak jsem byl rád, že jsem je měl a jak jsem to rád dvě hodinky hledal. Jak říká A.J. Rimmer: na finančáku nikoho nezajímá, že lidstvo před třemi miliony let vyhynulo.

Své výhody to má v případě, že zemřu slavný, protože pak se budou moci v mé bedně hrabat kunsthistorici a psát disertace na téma „napsal-li by své stěžejní dílo, kdyby včas platil za plyn v Holečkově?“ Jenže do té doby to má spíše nevýhody. Takže jsem rozmýšlel, co s tím a samozřejmě mě napadlo, že bych si mohl pořídit „bezpapírové papírování“. Přítel Google mi prozradil, že tuhle myšlenku už pár lidí mělo a rozvinulo ji z teoretické v praktickou rozpravu. Čili popisují step by step, jak na to. Dokonce i pro Macka. Jednoduše řečeno, všechny papíry oscanujete, z-ocr-kujete a uložíte si je. Vyhledávač pak najde během pár vteřin, co hledáte. Jelikož už týden hledám deset let starou presentaci, kterou chci oprášit a ve středu nevzrušeně použít na předávání Aplikace roku, vím, že tahle teorie je lákavá, má svá úskalí, která se ale dají řešit, na Macku například použitím produktů jako DevonThink.

Má to dvě úskalí. Scanner doma funguje na Macku bídně, koupil bych si nový, ale chtěl bych ten kompaktní (na stole, jak víme, není místo). Líbí se mi NeatReceipts nebo Doxie, oba jsou účelově zaměřené na to, co potřebuju, tedy na oscanování a převod dokumentu do PDF, oscanování vizitky a její zařazení do adresáře nebo ofocení účtenky. Hloupé je, že v Česku s nima nemá nikdo zřejmě zkušenost (nikoho jsem nevygooglil) a jejich podpora češtiny bude slabá. Nejde mi o menu, ale aby převedli text pohodlně do PDF i s diakritikou tak, že to pak něco najde. Jasně, mohu si koupit extra OCR, ta ale už nefungují tak „bezešvě“ – nestačí zmáčknout čudl na scanneru a nevypadne mi PDF do složky. Chce to víc klikání a já dobře vím, že tohle je smrt na celý proces. To už se mi zase budou kupit papíry na stole.

No a tím jsem se dostal ke smyslu celého počínání. Například ING Banka mi nově dovolila, že mohu výpisy dostávat všechny emailem, takže se mi nebudou hromadit papírové. K něčemu podobnému se pomalu tím pádem dokopaly všechny banky, ING je nejpomalejší v rozvaze u změny procesů. Mohli by se k tomu dokopat i ostatní?

Navíc je otázka, k čemu mi papíry v PDF budou. Samozřejmě, že výpis z účtu, s nímž jdu dokazovat, že jsem něco zaplatil, je jen cár papíru, který lze lehce padělat, ale z vlastní zkušenosti vím, že cár papíru, zvláště je-li barevný, je pro soud neprůstřelný důkaz, zatímco vytištěná kupie je skoro automaticky falzum, pokud to protistranu napadne zmínit. Snad stačí mít lepší barevnou tiskárnu, ne inkoustovku, ale laser nebo vosk, jenže stejně, k čemu mi ty papíry digitálně budou?

Možná nějaká varianta razítkování, ověření? Software602 spustilo web SecuStamp, ze kterého nejsem moudrý. Pro Mac to funguje nesmírně mizerně a používat to dobrovolně, by bylo utrpení. Někdy se musím potkat s někým, kdo dělá Datové schránky, protože mi například není jasné, proč dokument prostě neuploadnu k nim na server a zpět se mi nevrátí i s časovým razítkem. Že by je to nenapadlo, se mi nezdá, jistě v tom bude nějaký architektonický problém, kvůli kterému musím spouštět aplikaci tak prasáckou, jako je FormFiller na Macku. Navíc co si budeme povídat, ověření dokumentu za 2 Káčé, to by mi to bezpapírování přišlo pěkně draho.

Do toho všeho ještě Datové schránky. Mám ji i osobní, je to docela užitečné, jenže bych potřeboval skladovat dokumenty z nich nějak důvěryhodně. Zatím si je stahuju a ukládám na počítači, což je dobré. Ale tím jim časem vyprší razítko a je jejich věrohodnosti. A jak se na takové dokumenty bude kdo tvářit, je mi záhadou.

Suma sumárum jsem skončil zase na tom, že bezpapírová kancelář zatím nejlíp funguje jako bezpapírové papírování. Někdo mi pošle dokument pokud možno elektronicky, já si ho vytisknu a zase založím do šanonu a zároveň do složky. Pokud nemožno, tak si ještě dokoupím ten přenosný scanner a budu scanovat já, jestli máte někdo tipy na dobré Mac kombinace přenosný scanner (ne ted neskový) a OCR software, sem s nimi. Plus mi z toho vychází, že vlastně nemá cenu tvářit se nerudně na ty, kdo mi nechtějí dokumenty poslat digitálně, protože pokud jsou důležité, jen mi tím ušetří práci. Papírové dokumenty jsou „pravější“, nejsou s nimi potíže a nemusím si je tisknout.

Pokud máte někdo jiné metodické pokyny k bezpapírové kanceláři, dejte vědět, nadcházející stěhování mi naznačuje, že bych stran objemu svých dokumentů měl něco podniknout…