Přesystémováno aneb mnoho systémů, firmy smrt, málo systémů, taky smrt

Jedna z věcí, na které v Energomonitoru neustále narážíme, jsou vnitrofiremní informační systémy. Respektive to, jak se s nimi vypořádat. Zatím situaci řešíme systémově a uvážlivě zřízením ředitelství pro integraci vnitrofiremních systémů – tedy pokusy o propojení již používaných systémů – ale pojďme se na to podívat, v čem tkví jádro pudla.

Kdysi dávno nás bylo málo a jen jsme si sdíleli soubory. K tomu sloužil Dropbox, protože na něm je sdílení souborů jednoduché a jejich zpracování jak by smet. Jenže jsme si taky začali platit Google Apps, protože je používáme na firemní email (a v podstatě jen jako ten email). A v rámci Apps máje 30GB prostoru, což začalo být zajímavé v momentě, kdy 2GB volného prostoru na Dropboxu přestalo stačit. Problém je, že za Dropbox Business zaplatíte jedenáct dolarů na osobu, což u nás už představuje tři stovky dolarů měsíčně, za což dostaneme prostor navíc a pár funkcí, které by nám byly ukradené. Takže jsme začali šetřit, na Dropbox se dávaly finální verze, na Google Drive začaly být ty rozpracované a fotky. Jenže ani to nestačilo, takže se dneska kompletně stěhujeme do Google Drive, z čehož radost nemáme, ale co naplat. V Google Drive se překvapivě těžko dělají věci, které byste považovali za samozřejmé. Například je nelze nastavit tak, aby implicitně bylo všechno sdílené a jen nějaký adresář soukromý, jde to jen opačně a uživatel si to musí pořád uvědomovat. Je to drobnost, ale když si ji uvědomujete stokrát za den, tak trochu prudí. Je tam pár dalších takových drobností, které jsou opravdu prudící, ale dá se říci, že sdílení souborů by se dalo takto kontumačně vyřešit a i když více sympatií momentálně chováme třeba k OwnCloud, GApps už si platíme. S ohledem na to, jak kolaborativní GApps mají být, je až překvapivé, že tam nemůžete jednoduše vytvořit adresář sdílený pro celou firmu určený například k tomu, aby se všem lidem synchronizovali do mobilů čerstvé kontakty všech kolegů.

No, pojďme dále. Co potřebujeme ve firmě dále? Tak především přijímáme objednávky přes eshop, což je modul ve WordPressu, který používáme pro webovou presentaci. Data je třeba exportovat do CRM, používáme OnePageCRM, aby je bylo vidět s veškerou zákaznickou komunikací, z Google Apps se tam přetahuje i korespondence s klientem. Jenže část objednávek také přichází emailem nebo telefonicky, zejména ty větší. Ty větší se doposud řešily odděleně v systému výroby, od něj pro jednoduchost abstrahujeme, menší se ručně přepisují do eshopu a dále se s nima postupuje jako s eshopovými.

Nyní malý chyták k objednávkám. Objednávky jsou buďto samoinstalační, kdy objednané zboží zasíláme a dále se nestaráme, nebo s naší instalací, kde musí přijet náš technik. A tak si co den musí manažer instalací vytáhnout data z eshopu, seřadit si objednávky podle měst a obvolat instalační techniky. Určitou touhou je, aby tuhle ruční práci v Excelu také převzal nějaký systém. Je to vcelku jednoduché, jen se zde sleduje, kdo na kdy přislíbil instalaci a zda ji provedl, trochu to předtřiďuje instalace podle měst, ale nic velkého to není – je to náš takový malý sen na letošní léto, dovést to do větší automatizace.

Přidejme k tomu nově zřizované callcentrum. Doposud mělo jedno číslo, jednoho člověka, jenže přibývají další dva a cílově letos pět, možná více lidí. To už chce VoIP ústřednu, volba padla na Daktelu s hezkou podporou callscriptů a vlastním prodrátovaným CRM. Takže máme zhruba něco jako třetí CRM. Otázka, co s tím. Jedna z úvah je, že se zbavíme OnePageCRM a všechno prodrátujeme s Daktelou, ale to uvidíme, jak se osvědčí v praxi. Historicky navíc máme čtvrtý systém, který se váže k CRM a tím je helpdeskový systém od Freshdesku. Je to skvělý systém na ticketování a zpracování došlých požadavků, jenže na něm běží jen česká emailová podpora a využívá se málo, krom toho je v ní něco jako FAQ systém, který běží na samostatném URL podpora.energomonitor.cz. Dlužno dodat, že na podporu se lze přihlásit, ale automaticky se sem nepropagují přihlašovací údaje z energomonitoru, ani to kvůli bezpečnosti nechceme (dávali bychom hesla klientů mimo náš systém) – ale lidi to dost mate, netuší, že si mají znovu zakládat přihlášení. Plán je Freshdesk rovněž zrušit, převést na Daktelácké či jiné centrální CRM (to daktelácké má za příplatek i helpdesk pro email) a FAQ převést na WordPress.

Tím ale systémy nekončí. Dále tu máme softwarový vývoj. Ten se nějak plánuje (Trello), nějak dokumentuje (Confluence) a nějak vytváří (Github). Překvapuje mě, jak málo je variant ke Confluence – hostovaná Wiki s řízením přístupu.

Pak tu máme Slack, kterým technologická část firmy komunikuje, ta netechnologická ho moc ráda nemá. Protože za Slack neplatíme, nedá se v něm pořádně vyhledávat a je kromě realtime komunikace vlastně na prd. K realtime komunikaci se ještě masivně používají iMessages, kdo je nemá tak SMS (mezi Prahou a Valmezem, já denně pošlu přes stovku SMS/iMess zpráv) pak Skype a GTalk nebo jak se to dneska jmenuje. Co vadí na Slacku? Hlavně to, že kromě průběžné komunikace k ničemu není. Nelze tam pořádně zakládat témata a o těch se bavit a vracet se k tomu, když rozhovor ujede za horizont času, po který to Slack skladuje, zmizne to. Neumí vlákna, neumí reakce na něco, opravu mimo realtime komunikaci je to nepřehledné. Naopak Yammer se mezi programátory neujal, netechnické části firmy by ale vyhovoval více, jenže už máme hrůzu z dalšího systému.

Jednotlivá oddělení používají různé online nástroje, u nichž nepožadují spolupráci s celou firmou. Například UX používá Axure a Sketch, vygenerované náhledy ale už zpřístupňuje přes Confluence k firemní oponentuře či formou programátorského zadání a přes Google Drive. Stejně tak výrobní část firmy organizuje výrobu – na to dnes slouží jednoduché tabulky, ale zrovna jsem ve fázi hledání výrobního ERP systému, který nám zjednoduší generování objednávkových sestav, kusovníků, pro jednotlivé výrobní procesy. Jenže samotné vybírání není moc jednoduché. ERP systémů pro výrobu je v Česku celá řada, ale většina má hodně středověký vzhled vázaný na Windows, což nás odrazuje a kromě toho se obtížně o nich získávají informace na webu. Dema nejsou k dispozici, soupis funkcí většinou velmi obecný a malý – na to, že to nejsou levné systémy, jsou ty webové presentace nedostatečné. Je třeba do firem volat, ptát se, většinou se nám někdo tlačí na presentaci, jenže mi si chceme nejdříve projít naše požadavky. Takže jsme zpracovali formulář, kde se ptáme, zda systém umí náležitosti, co potřebujeme, zatím máme desítku odpovědí, ale nic nevypadá, že by nás vzalo za srdce a jít do amerického NetSuite už asi bude mimo naši ligu.

Už jenom procesy sepsat a zmapovat si vyžádalo práci jednoho člověka. Takhle nějak třeba vypadá objednávka, jak ji zakreslila Petra.

Proces objednávky

Ve výsledku jsou teď tři cesty pro řešení objednávek a instalací. Žádná mě netěší velmi. Je možnost ohýbat Daktelu nebo eshop modul. Obojí má spíše proti, než pro, ani jedno na to není určené. A lze si něco naprogramovat, jenže do toho se nám nechce, programátory potřebujeme na něco jiného. Lze si někoho najmout, ale na to dost spěcháme, abychom mohli v klidu vybírat. Existují systémy jako Zoho Creator, které umožňují si jednodušší aplikaci, která by nám vyhovovala, natypovat přes webové rozhraní. Nebo silnější a podstatně dražší QuickBase. Možná vyzkoušíme Zoho Creator. Komplexní ERP teď nemám ani čas, ani chuť vybírat, ještě ani nevíme, jak se nám to zajede a kolik změn bude potřeba.

Přemýšlím, kde jsme udělali chybu. Asi jsme dlouho váhali. Nebo nabídka flexibilních moderních řešení není ještě saturovaná. Nebo middlewarové systémy typu Zoho Creator mají velmi významné a nedoceněné místo na světě. Jo, kdybyste v Creatoru někdo výrazně uměli, ozvěte se 🙂

 

 

 

Chcete nové články emailem?

Přihlašte se zde a nově vydané články vám hned dorazí na email:
Jak se vám líbil článek?
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (zatím nehodnoceno)
Loading...

13 komentářů

  • Menší poznámka k Dropboxu. Dá se lehce rozšířit na 18 GB. Více např zde http://easytask.cz/mikrosluzba/rozsirim-vas-dropbox-ucet-na-18-gb nebo na Fiverr.com

  • Snad nebudu úplně mimo: podívali jste se na Filemaker Pro? Je velmi přistupný i pro neprogramátory.

  • Doporučuji se podívat na giriton.cz

  • No o vyrobnin systemu: doporucuji byt otevreny a poznavat existujici reseni co na trhu jsou….obsahuji totiz best practices …tj. bezne implementovane procesy v ostatnich firmach…verte ze to ze vas proces je optimalni a jediny spravny je iluze… duvod proc SAP hybe svetem ERP: ne ze ma platformu kde si kazdy hned naklika co chce. Ale nabizi sadu reseni ktere postavil na zaklade znalosti procesu obrovskeho mnozstvi zakazniku po desitky let…

  • Myslím, že ještě můžete být relativně v klidu. I když to začíná být systém vedle systému, mohlo by být hůře. Znám firmy, kde mají i několik systémů na tu stejnou věc. Napříč pobočkou či státem, integrace téměř nulová. Někdy to začíná kupodivu i u základních věcí jako je e-mail. Nemít jeden globální adresář bych asi neunesl. Růst vždy přináší nové nástroje a je potřeba je zvládnout uřídit.

  • Me jako pekne ERP reseni prislo Triton (http://www.tryton.org/). Samozrejme to chce Python programatora.

  • Myslim ze sdílení u google jde vyřešit takto – dat lidi do skupiny, nasdílet adresář skupině.. Cokoliv se pak do něj uloží ke automaticky sdíleno všem. Takže mas třeba adresář Share a v něm další, vidí to pak všichni..

  • Onehda som riadil strojarsku vyrobu… nic prevratne, zakazkova vyroba…zakaznik poslal haldy vykresov a my ze podho vyrabat…. vyskusalo sa mnoho systemov, vsetko meskalo, za boha sa dopracovat k vysledku zakazky nacas, uctovanie kravin, danova optimalizacia na konci roku v zufalom casovom tlaku, robotnikov som musel denne riadit (co mi zralo nerva) no proste stres a chaos…tak som za zamyslel-poradil…a… vydrbal som vsetky postradatelne systemy…zostalo v podstate len uctovnictvo…POHODA… aj to skor koli danovakom a mzdam…trosku reorganizacie, presna definicia pracovisk, popisat procesy, TLAK-TAH a jeden PAPIER k vyrobnemu vykresu ulozenemu na sietovom disku vo vlastnom adresari…mesiac boja s mancaftom kym to zozrali a hoplaaa…vysledky online, vsetky udaje k zakazke k dispo just in time a hlavne vsetci vedeli co maju robit bez kazdodennej porady… do prace som zacal chodit na deviatu a riesl som len obcasne krizy a hlavne som sa mohol zamerat na kvalitu vyrobnych procesov…cnc obrabanie a take ostatne (pre humanitarov) talafatky.. :-)… ponaucenie… netreba to s PC prehanat!!! dobry sluha ale uplne napicu pan…

  • V prvé řadě bych chtěl pochválit zaměstnankyni Petru, že takové úžasné množství barviček dokázala zpracovat za jeden den! Svou odměnu si po právu zaslouží.
    Pro tak rozsáhlou a složitou procesní záležitost bych navrhoval místo formátu A5, formát formuláře A4, kde budou v rámci objednávky zaškrtávány jednotlivé položky a bude sloužit jako průvodka na krabici, v které bude zařízení k zákazníkovi dodáno, to celé v kombinaci s plánovacím kalendářem na pracovním stole.
    Chápu, že to není Hi-tech a dostatečně cool, ale na druhou stanu, když firma nemá na to aby za zaměstnance zaplatila 300kč měsíčně nákladů za Dropbox, asi by to bylo nejsnadnější a nejlevnější řešení.

  • Proč celou tu firmu děláte? Je to zisk? Tedy kromě toho, že vás to určitě moc baví.)
    Pokud zisk, pak mi tam chybí úvahy o sledování nákladů, výnosů, controlling, cash flow… Jsem ekonom a finance, takže trochu uchýl, ale bez jasného přehledu o stavu firmy (tj účetnictví, standard si vyberte dle libosti), to za chvíli bude finančně neuřiditelné.

  • Zdravím, tak co, už jste to pořešili ? Docela by mě to zajímalo. V oblasti podnikových systémů se pohybuji dost dlouho, váš problém je klasický : potřeba pokrytí plné agendy, ale malá firma, málo prostředků, překotný vývoj. Nejlepší pomoc najdete na konci vlastního ramene 🙂 – tím mám na mysli vlastní vývoj.

  • Ty google dokumenty jdou řešit snadno. Uděláte si emailovou skupinu nazvanou vsichni@vasefirma.cz a té nasdílíte adresář. Každého nového zaměstnance přidáte do skupiny všichni. Heuréka.

    Jinak z výroby mám zkušenost s ERP systémem Helios Green – nebrat 🙁 složitý a neintuitivní.

  • Mi osobně velmi pomohla stránka http://www.vyber-erp.cz/dodavatele-erp s výběrem ERP. Nemusel jsem se dlouze zabývat srovnáváním a jen si prohlédl nabídku a hned jsem věděl do čeho jít.