Jak si uspořádat den, práci, život a kalendář?

Tohle bývá časté téma okultní manažerské literatury. Pracuj jako Jobs, mysli jako Edison, buď kreativní jako Musk, vynalézavý jako Tesla a inspirativní jako Micheal Angello. Dovolte mi osobní přesvědčení: pro to, abyste dokázali veliké věci, nepotřebujete být pronikavě geniální, ale musíte mít sebeorganizaci, tedy to, co se označuje jako “tah na branku”. Ve skutečnosti je to ale schopnost vzpomenout si na jednoduché úkoly, které musíte udělat a ty pak udělat ve správném pořadí. A i když nechcete být miliardářem a změnit svět, tahle schopnost se hodí. Takže se u ní na chvíli zastavím, protože mě zajímá, jak to dělají jiní.

Když jsem na Twitteru ukazoval svůj běhací batoh, dostal jsem dotaz na tři notebooky v něm. Jeden nepřekvapí, Mac Air. Jenže pak tam mám dva papírové notebooky. Protože těma si život organizuju já. Nutno poznamenat, že tenhle postup je dobrý, když máte na starosti především řízení projektů.

IMG 20170303 162610

Papírový diář

První je papírový diář. Ano, mám všechny schůzky v mobilu v GCal, ale to jen proto, abych je měl vždy při ruce. Skutečné plánování dělám v papírové verzi. Většinou jsem někde vyšašil Moleskina, letos jsem prvně nic nedostal, tak jsem chvíli očumoval, co je kde za novinky a koupil si nakonec Doller. Je to český kalendář, všichni ho chválili a přiznám se, že mě nakonec spíš zvláště nepomáhá. Teda, nápad je to fajn, dělat “nenaformátovaný” kalendář, kde si můžete sami doplnit data, ale je to víc cool než praktické. Musíte tomu věnovat dost času a vznikají vám nepraktická prázdný místa. Kromě toho jsem navyklý pracovat s poznámkovou stranu a to uspořádání, co má Doller, mi nevyhovuje, což je samozřejmě dost subjektivní (diáře jsou o subjektivitě). A nemá gumičku na tužku (což je pitomé objektivně). Možná by mi pomohlo, kdyby k diáři přišel i nějaký ucelený výklad systému, jak ho používat, ale kromě jejich blogu jsem nic nenašel, takže mi nepomohlo přizpůsobit se jejich systému. Nevěěl jsem jak. Příště se asi zase poohlédnu jinde, konkrétně možná Leuchtturm1917. 

Papírový diář mi umožňuje rozepisovat si, co kdy budu dělat a mít tuchu, kdy to asi tak zvládnu dodělat. Asi nic, co bych nemohl svěřit digitálnímu diáři. Jenže největší práci diář neodvádí pouhou evidencí času, ale především tím, že ho donekonečna procházím a vyhodnocuju a přepisuju, k čemuž se mi v digitálu nikdy nepodařilo donutit. Například každý týden si v neděli zapisuju věci co potřebuju vyřídit. A ob den se pak dívám, jestli jsem nezměnil názor, protože situace se mění. Na minulý týden jsem kupříkladu v neděli jako extrémně urgentní vyhodnotil jít si pro předpis na prášky na alergii, které mi docházejí, jenže sezona ještě nepropukla naplno, zatím mi stačí čtvrtka prášku, spotřeba staré várky je tedy menší, takže jsem vyhodnotil, že tu hodinu a půl obětuju na něco urgentnějšího. Výhoda Dolleru (oproti Šmouleskínu) je, že zrovna na tohle pamatuje a má nad každým dnem a pro každý týden chlívek, kam si tohle můžete zapisovat, já jsem byl ale také dobře zvyklý si tohle zapisovat na protější stránku v uspořádání Levá strana týdenní kalendář, Pravá strana linkovaný sešit na tyhle poznámky. 

Zápisník

K čemu mi teda je zápisník? Zápisník je moje první linie útoku na práci. Vždycky, když mám něco udělat a mám chvíli, tak si sednu a na linky si napíšu, o co jde a jak budu postupovat. Rozložit to na nejmenší smysluplné jmenovatele. Tohle mě naučila až vysoká škola, konkrétně předmět “Magie černá a bílá”, kde jsem se dozvěděl, že základem magie je najít tajné jméno nepřítele a jeho pomocníků. Pojmenujte nepřítele a máte ho na lopatě. Vypadá úkol nezvládnutelně? Dejte mu jméno a rozeberte ho na zvládnutelné součástky. Stejně tak se mi to osvědčuje při běhání. Uběhnout půlmaraton? To je přeci jen jednou deset, podruhý deset a necelý dva kiláčky navíc – no a desítku já dám v pohodě. Má to své výhody: za prvé si takovou formalizací ten postup dostanete pod kůži. Automatizujete si ho. A za druhé si jej můžete optimalizovat, protože v průběhu v takovém schématu škrtám a říkám si, co bylo zbytečné a co se mělo udělat jinak. Zpětnovazební smyčka pro vlastní práci. 

Zápisník je klíčem k poradám. Mám v něm přípravu na poradu, o čem chci mluvit a bez čeho nechci odejít. A v průběhu porady si do něj píšu, co kdo říkal podstatného a na čem jsme se shodli. Pokud je to na mě, dělám z písemného zápisu zápis digitální, který rozesílám ostatním (s úkoly a termíny). Takže si napíšu datum, název porady a projednávané body. 

K zápisníku se vracím několikrát denně, dřív jsem to dělal méně častěji, dneska o něco více, protože jsem tím nahradil takovou tu relaxační chvilku, kdy jsem šel do kuchyňky něco sežrat. Teď si místo toho otevřu zápisník a dumám, zda se situace nezměnila, zda není třeba něco přeplánovat a zda se na něco nezapomnělo. Pokud se mi něco takového jeví, udělám si poznámku do zápisníku a hlavně si přepíšu plán v diáři. Díky tomu, že do diáře dávám předem rozmyšlené věci, je v něm poměrně pořádek a je přehledný, nepříliš poškrtaný. 

Na straně zápisníku si dělám značky. Dříve jsem měl složitější systém grafických značek například pro úkol pro mě, úkol pro jiné, poslání zprávy atd, dneska si prostě dělám centimetr od kraje stránky čáru a do okraje si dělám tečku, pokud nejde o poznámku, ale o libovolný úkol. Je to přehledné, snadno se v tom hledá a hlavně po poradě či schůzce, kdy ji zpracovávám do pracovní agendy se s tím pracuje snadno a z kontextu je jasné, co s tím mám dělat. 

Jak vyhledávat v chaosu

Asi chápete, že největší problém je, jak v takovém systému vyhledávat. Co, když potřebuju najít, co všechno jsme probírali o projektu EET? Nebo co jsem řešil s Jirkou?

To je samozřejmě těžké. Pokud jde o projekt, k tomu si vždy vedu zvláštní “projektovou” stránku a pravidelně si dělám “review”, kdy vejrám do té stránky, procházím zápisník a přemýšlím, jestli se na něco nezapomnělo nebo se přeci jen nemá něco udělat jinak. Jestli se plní termíny. Pro lidi si běžně nic takového nevedu, pokud si s nimi sedám na pravidelné review jejich práce, tak prostě procházím zápisník a hledám, co realizovali (dělám si to předem při přípravě na schůzku, ne před nima samozřejmě). 

Výjimkou jsou extrémně nespolehliví lidé, u kterých si prostě tu stránku zavedu a píšu si, co kdy měli udělat a na co u nich mám pamatovat. 

Vizuální paměť: nekreslím si, samolepkuju

Tohle vypadá krásně, ale u dlouho táhnoucích se projektů (měsíce a více) už to není taková balada. Pak používám grafické značky. Dříve jsem si kreslil různobarevnýma fixama obrázky, poslední roky používám samolepky. Mám vizuální paměť, takže si prostě pamatuju, že k zápisu o projektu EET jsem si dal velkou fialovou hvězdu, zatímco Langdon má samolepku Sovy s knihou. 

Často se ukazují krásně pokreslené diáře vyzdobené washi páskama. To nedělám. Zápisník i diář je moje provozní věc, kreslit moc neumím a při práci se zápisníkem se nenudím natolik, abych to zkoušel. Obrázky používám jako přitáhnutí pozornosti, jako spojení s informací. Nemám problém přesně si vybavit průběh rozhovoru, ale mám problém si vzpomenout z čisté situace, že se rozhovor udál. Pletu si pravou a levou stranu, ale pamatuju si SPZ desítek automobilů, které mě na dálnici předjely. Typická vizuální paměť, kterou občas až zneužívám. Například tím, že poznámky, které chci utajit, píšu vymyšleným písmem, v němž každý symbol znamená jednu informaci. Podívám se na symbol a vzpomenu si na tu informaci. Kdybych se na symbol nepodíval, měl bych problém si vzpomenout. Zkuste si to dešifrovat. 

Přesýpat pořád dokola

Moje práce je vlastně žádná práce. Řízení projektů a práce jiných znamená, že sami vlastně nic neděláte, jen zajišťujete, že informace hladce plynou z jedné strany na druhou a zpět. Vypadá to jednoduše. Jednoduché to není. Až příliš moc lidí nemá základní návyky jako psát si úkoly, které mají udělat, musíte to řešit za ně. Zdaleka ne každý je schopen vybudovat si systém, kterým si udrží přehled o stavu i více souběžně běžících rozsáhlých projektů. I proto mi nevadí, že papírový systém často znamená dublované informace a jejich časté přepisování, dává mi to příležitost si věc promyslet znovu. 

Používám navíc ještě záchytné body. Tím prvním je Evernote, poznámkový aparát, do kterého ukládám větší poznámky, jako jsou popisy projektů, návody, recepty atd. Pokud se shodneme na tom, jak má vypadat projekt, přepíšu to ze zápisníku jako čistopis do Evernote. Například si sem ale také ukládám poznámku o věcech, které si chci koupit a nikdy je nekupuju impulsivně – když najdu něco skvělého a neodolatelného, prostě si to přidám do zápisníku Wishlist do Evernote a teprve po několika dnech, pokud mi to přijde stále skvělý nápad, si to jdu koupit. 

Druhým záchytným bodem je log práce. Vlastně všechno, co se udělá kolem projektů, které zpracovávám a sleduju, si píšu do logu. Je to dokument v Google Docs, nenašel jsem na to žádný inteligentní nástroj. Pod jméno projektu si píšu, co v něm kdo udělal a posunul a kdy – abych v momentě, kdy potřebuju přesně znát stav projektu, jsem se mohl jen do logu podívat. Pomáhá mi to v koordinování práce a samozřejmě zlaté je to v případě, že je potřeba udělat nějaký report. 

A to je vlastně všechno. Základem je si informace psát a neustále s nimi pracovat. A protože se orientuji především vizuálně, více mi vyhovuje papír, protože už jen pozice informace na stránce je pro mě doplňující informací nebo mi umožňuje snadnější orientaci.
Jaký systém práce s diářem používáte vy?

Chcete nové články emailem?

Přihlašte se zde a nově vydané články vám hned dorazí na email:
Jak se vám líbil článek?
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (hlasováno , průměr: 4,50)
Loading...

9 komentářů

  • Chacha a já myslel že už jsem dinosaurus jenom já 🙂 Jeden diář cca A6 – termíny, adresy schůzek, tiskové konference a případně krátké poznámky z toho. Nosím s sebou.

    Na pracovním stole leží libovolný tlustý sešit (aktuálně prastará kniha pošty) a do něj vše, co mám udělat, poznámky, drafty promluv do rádia, výpočty v ruce apod. Udělané věci škrtám, neudělané přepisuji na další strany. Mám také vizuální paměť.

    A ještě jedna libůstka – píšu obyčejnou tužkou, protože jsem u tchána před pár lety našel několik krabiček. Takže mi to asi vydrží do smrti.

  • Potěšilo 🙂 Online kalendář přístupný přes desktop/notebook/mobil platformy, Trello na dlouhodobé větší úkoly, příp. sdílení v týmu, Google Suite na jasně strukturované provozní evidence v týmu, ale bez papírových poznámek v zápisníku ani ránu. Vizuální informace rulez a přepisování na další list (cca každé 2 týdny dle náporu) pomáhá si operativní úkoly znovu promyslet.

  • A jaký je systém archivace informací? Osobní kartotéka? Adresář seskládaný z kroužkového bloku?

  • díky za super popis – tohle je věc, kterou každý hledá, nedá se okopírovat, protože každý potřebuje něco jiného, a je velmi těžké najít digitální alternativu – závidím tomu, kdo ji našel

    tohle celé vyžaduje jednu základní věc – pracovitost

    plus
    – bych doplnil, že v mnoha firmách se říká nejen „mladým“ – ty vo.e, když někam jdeš, vezmi si alespoň blok a tužku – a piš si, co ti říkají
    – existuje určitá – velmi malá – skupina lidí, kteří si všechny tyhle věci dokážou udržet v hlavě

  • Od roku 2005 do roku 2016 jsem měl čistě elektronický systém. Zvetší části od 2008 v Evernote.
    Pak jsem v půlce roku 16 částěcně přešel na BulletJournal.com. Protože když člověk píše rukou je to pro jeho mozek lepší, než když to klapete do klávesnice. (Ano na klávesnici je to rychlejší) BuJo vám umožní z jakéhokoliv sešitu si vytvořit systém, který si upravíte tak jak potřebujete. Už žádné zbytečné a nevyužité stránky v předtištěných diářích.
    Jak tak jsem četl váš popis, tak se divím že jej nepoužívate. Zredukoval byste dva zápisníky do jednoho, při zachování přehlednosti 🙂

  • Posledních pár let používám na všechno Scrivener. Původně je to writing studio pro strukturovaný psaní knih, ale dá se to dobře upravit na cokoliv. Má hierarchickou strukturu článků libovolný hloubky, custom metadata, seznamy, slušnej editor, prostě všechno. Držím v něm jak úkoly (samostatná hierarchická struktura článků zobrazená jako outliner), tak všechny zápisy z porad, nápady, poznámky i delší analýzy, co píšu (dají se z toho přes šablonovací mechanismus exportovat do wordu, kde udělám jen finální úpravy). Všechny projekty a všechny informace o nich mám tak na jednom místě, automaticky zálohovaný jako jeden zip. Navíc se v nich dá perfektně vyhledávat. Pro osobní potřebu (nedá se to jednoduše sdílet s ostatními) paráda.

  • Jsem asi uplny zabar, kdyz tady ctu vsechny vychytavky. Pouzivam velky sesit, kde si pisu poznamky ze vsech porad. Vzdy si napisu datum a predmet schuzky. A pak mam na stole hromadu papiru, ze ktery vytahnu libovolny car a na nej si naskrabu ukoly pro dnesni den. Ten si odskrtavam a pripadne dopisuju dalsi. A tot vse. Hruza. Mela bych se inspirovat vami, ale obavam se, ze to je maximum. Takovy rizeny chaos…ale dekuji za nektere myslenky.

  • Já už několik let používám výhradně elektronické nástroje. Na termíny schůzek a úkoly s jasným datem Google kalendář a pro nápady, seznamy a průběžné přehledy Keep (pár poznámek mám i v Evernote, ale po tom co před nějakou dobou omezili free funkce, přešel jsem téměř výhradně na keep). Výhradně pracovní záležitosti bez přesahu do volného času uchovávám v Outlooku. Rozsáhlejší statistiky a texty pak mám uložené částečně na Dropboxu a na Google Disku. Vyhovuje mi, že mám ke svým datům přístup prakticky odkudkoliv a také snadnost sdílení jak v rámci rodinného tak pracovního plánování.

  • Trello na všechno, takže jedu výhradně elektronicky. Na školu, práci i osobní věci mám zvlášť trello board. Ve školním boardu mám dva sloupce na nadcházející testy a domácí úkoly. Board sdílím se spolužáky, kteří ho mohou editovat takže máme vždycky přehled kdy co je. Na práci (vývoj aplikace) máme v trellu klasicky čtyři sloupce s jednotlivými úkoly, které jsou 1. TODO, Work in progress, In code review (kontrola) a Completed. V osobním boardu pak mám sloupce upravené na GTD methodu – takže normálně Inbox, Today – TODO, Long-term, Maybe/Sometimes, Archive, Projects atd.
    Díky tomu, že jsem pořád buď na mobilu, notebooku či PC, tak pro mě nemá nějaká papírová varianta smysl. Navíc často věci přehodnocuju – měním data, mažu nebo přepisuju a škrtání a mazání na papíru by mě zdržovalo. Chvíli jsem to zkoušel ale po chvíli jsem se zase vrátil k trellu. Je spousta různých to-do list aplikací, ale většinou nemají všeschny funkce, které potřebuji (např. Keep) nebo jsou zbytečně složité a neinuitivní. Trello sice taky není dokonalé a nepodporuje GTD ale s trochou práce se to dá celkem ohnout a celkem pěkně používat. Navíc je hodně jednoduché jednotlivé boardy sdílet s ostatnímy.